ProspectAI est votre guide prospection email complet, sous forme de logiciel installé sur votre ordinateur. Il vous permet de gérer vos contacts, rédiger vos emails, envoyer des campagnes et suivre vos relances — le tout simplement, sans abonnement et sans que vos données ne quittent jamais votre machine.
Version 1.0 — Dernière mise à jour : avril 2026
Avec ProspectAI vous pouvez :
CSV, ajout manuel, détection des doublons
En 1 clic, 3 tons au choix
Envois illimités via votre boîte mail
Délais personnalisables, envoi automatique
Ouvertures, clics, réponses, taux de conversion
Désabonnement auto, liste STOP, registre inclus
Vous n’avez pas encore ProspectAI ?
Licence à vie · Sans abonnement · Garantie 30 jours
Bienvenue dans ProspectAI
Ce guide vous accompagne pas à pas, de l’installation à l’envoi de votre première campagne. Lisez-le à votre rythme — chaque section est indépendante, vous pouvez y revenir quand vous en avez besoin.
1. Installer ProspectAI
L’installation est détaillée sur une page dédiée. Suivez-la dans l’ordre, elle ne prend pas plus de 10 minutes.
👉 Guide d’installation complet
2. Découvrir l’interface
Au premier lancement, ProspectAI s’ouvre dans votre navigateur web habituel. Ce n’est pas un site internet — c’est simplement la façon dont le logiciel affiche son interface. Vos données restent sur votre ordinateur.
L’interface se compose de deux zones :
Le menu de gauche — il vous permet de naviguer entre les différentes sections du logiciel :
- Tableau de bord — vue d’ensemble de votre activité
- Prospects — votre base de contacts
- Offres — vos offres commerciales et templates d’emails
- Composer — envoyer un email à un seul prospect
- Campagnes — envoyer des emails en masse
- Relances — suivre et envoyer vos relances
- RGPD — conformité et liste de désabonnement
- Configuration — paramètres du logiciel
La zone centrale — c’est ici que s’affiche le contenu de chaque section.
💡 En haut à droite de l’écran, un indicateur vous confirme que vos données ont bien été sauvegardées après chaque modification.
3. Configuration initiale — guide prospection email
Avant d’envoyer votre premier email, deux réglages sont indispensables. Rendez-vous dans Configuration (menu de gauche).
3.1 Votre compte d’envoi (SMTP)
ProspectAI envoie les emails via votre propre boîte mail — celle que vous utilisez déjà au quotidien. Il a besoin de vos identifiants de connexion pour se connecter à votre messagerie.
Dans Configuration → Compte d’envoi, renseignez :
- Fournisseur : choisissez Gmail, Outlook, OVH, Ionos — ou “Personnalisé” si votre messagerie n’est pas dans la liste
- Email d’envoi : votre adresse email
- Mot de passe : selon votre fournisseur, il peut s’agir de votre mot de passe habituel ou d’un “mot de passe d’application” (voir ci-dessous)
- Nom d’affichage : le nom qui apparaîtra dans la boîte de réception de vos destinataires
Gmail — mot de passe d’application
Google n’autorise plus la connexion avec votre mot de passe habituel depuis les applications tierces. Vous devez créer un “mot de passe d’application” en quelques clics depuis votre compte Google :
- Connectez-vous à votre compte Google → Gérer mon compte
- Onglet Sécurité → section “Connexion à Google”
- Activez la validation en deux étapes si ce n’est pas déjà fait
- Cherchez “Mots de passe des applications”
- Créez un mot de passe pour “Autre application” → nommez-le “ProspectAI”
- Google génère un mot de passe à 16 caractères → copiez-le dans ProspectAI
Outlook / Hotmail
Utilisez votre adresse et mot de passe habituels. Si la connexion échoue, vérifiez que l’accès SMTP est bien activé dans les paramètres de votre compte Microsoft.
💡 Une fois configuré, cliquez sur Tester la connexion pour vérifier que tout fonctionne avant votre premier envoi.
3.2 Votre signature
Votre signature est automatiquement ajoutée à la fin de chaque email envoyé.
Dans Configuration → Signature, renseignez :
- Prénom et nom
- Nom commercial ou société
- Téléphone
- Site web
- Adresse
Seuls les champs remplis apparaîtront dans la signature. Vous pouvez ne mettre que ce qui vous semble utile.
3.3 L’intelligence artificielle (optionnel)
ProspectAI peut générer vos emails de prospection automatiquement grâce à l’IA. Cette fonctionnalité est optionnelle — vous pouvez tout à fait rédiger vos emails manuellement.
Si vous souhaitez utiliser l’IA, vous aurez besoin d’une clé API Anthropic (le service d’IA utilisé par ProspectAI). Cette clé est personnelle et payante à l’usage, avec des tarifs très accessibles — comptez quelques centimes par email généré.
Les textes saisis pour la génération de mails sont transmis directement aux serveurs d’Anthropic, dans le respect de leur propre politique de confidentialité (consultable sur anthropic.com)
Dans Configuration → Intelligence artificielle, collez votre clé API dans le champ prévu.
💡 Sans clé API, tous les champs de rédaction restent accessibles en mode manuel. L’IA est un coup de pouce, pas une obligation.
3.4 Apparence
ProspectAI propose 10 thèmes visuels (5 clairs, 5 sombres) et 5 polices de caractères. Choisissez ce qui vous convient dans Configuration → Apparence. C’est purement esthétique et n’a aucun impact sur le fonctionnement du logiciel.
4. Gérer vos prospects
La gestion des prospects est le point de départ de votre guide prospection email.
Vos prospects sont les personnes que vous souhaitez contacter. Ils sont regroupés dans la section Prospects.
4.1 Ajouter un prospect manuellement
Cliquez sur + Ajouter en haut à droite. Un formulaire s’ouvre avec les champs suivants :
- Prénom, nom (obligatoires)
- Email (obligatoire)
- Société, secteur d’activité, téléphone, adresse, ville, code postal, pays
- Notes libres
Cliquez sur Enregistrer une fois les informations saisies.
4.2 Importer une liste depuis un fichier CSV
Si vous avez déjà une liste de contacts dans Excel ou un autre tableur, vous pouvez l’importer en masse.
Préparer votre fichier :
Votre fichier doit être au format CSV avec le point-virgule (;) comme séparateur. Les colonnes reconnues par ProspectAI sont : prenom, nom, email, societe, secteur, telephone, adresse, cp, ville, pays, notes.
La première ligne doit contenir les noms de colonnes. L’ordre des colonnes n’a pas d’importance — ProspectAI les reconnaît automatiquement.
Importer le fichier :
Dans Prospects, cliquez sur Importer CSV, sélectionnez votre fichier, puis validez. ProspectAI détecte automatiquement les doublons (par adresse email) et vous propose de les ignorer ou de les fusionner.
💡 Pour exporter votre liste depuis Excel en CSV avec séparateur point-virgule : Fichier → Enregistrer sous → Type de fichier : CSV (séparateur : point-virgule).
4.3 Rechercher et filtrer vos prospects
Recherche rapide : la barre de recherche en haut de la liste filtre instantanément par nom, email, société ou ville.
Filtrer par secteur : des onglets en haut de la liste affichent vos secteurs d’activité. Cliquez sur un secteur pour n’afficher que les prospects correspondants.
Les secteurs d’activité sont personnalisables dans Configuration → Secteurs.
4.4 Statuts et suivi
Chaque prospect a un statut qui évolue automatiquement :
- Nouveau — prospect ajouté, pas encore contacté
- Contacté — au moins un email lui a été envoyé
- Répondu — il a répondu à l’un de vos emails
- Désinscrit — il a cliqué sur le lien de désabonnement
Lorsqu’un prospect répond, vous pouvez enregistrer sa réponse depuis sa fiche en cliquant sur “Le prospect a répondu ?” :
- Intéressé
- Pas intéressé
- Client
- À rappeler
Ces informations sont visibles dans la fiche du prospect et apparaissent dans vos statistiques.
4.5 Exporter vos prospects
Cliquez sur Exporter CSV pour télécharger l’ensemble de vos prospects avec toutes leurs informations, y compris l’historique des envois et les réponses enregistrées.
4.6 Supprimer un prospect
Cliquez sur le prospect → bouton Supprimer. Le prospect est placé dans la corbeille — il n’est pas supprimé définitivement. Vous pouvez le restaurer à tout moment depuis la section Corbeille en bas de la page Prospects.
Pour supprimer définitivement, videz la corbeille depuis cette même section.
5. Créer vos offres commerciales
Vos offres commerciales structurent l’ensemble de votre guide prospection email.
Une offre commerciale dans ProspectAI c’est la description structurée de ce que vous proposez, à partir de laquelle le logiciel (ou vous-même) rédigera les emails de prospection.
Rendez-vous dans Offres → + Nouvelle offre.
5.1 Remplir la fiche offre
Chaque offre contient les champs suivants :
- Nom de l’offre (obligatoire) — votre référence interne, non visible par vos prospects
- Problème résolu — quel problème votre offre résout-elle pour votre client ?
- Promesse — qu’est-ce que le client obtient concrètement ?
- Preuves — chiffres, témoignages, références qui crédibilisent votre promesse
- Contenu détaillé — ce qui est inclus dans votre offre
- Appel à l’action — que voulez-vous que le prospect fasse après avoir lu votre email ?
Plus vous remplissez ces champs avec précision, meilleurs seront les emails générés par l’IA.
💡 Vous pouvez sauvegarder une offre incomplète à tout moment avec le bouton “Reprendre plus tard” — seul le nom est obligatoire pour sauvegarder.
5.2 Le score de complétude
En haut de la fiche offre, une barre de progression indique le niveau de complétude de votre offre. Une offre est considérée comme prête uniquement lorsqu’elle atteint 100% — c’est-à-dire lorsque tous les champs sont remplis, y compris les templates d’emails.
Tant que ce score n’est pas atteint, l’offre est en mode brouillon et ne peut pas être utilisée dans une campagne.
5.3 Rédiger vos emails de prospection
Chaque offre contient trois templates d’emails :
- Email initial — le premier contact
- Relance J+X — premier rappel si pas de réponse
- Relance J+Y — second rappel
Pour chaque template, vous choisissez un ton de rédaction :
- Professionnel et chaleureux
- Formel et institutionnel
- Direct et percutant
Avec l’IA : cliquez sur Générer avec l’IA — le logiciel rédige un email complet en quelques secondes à partir des informations de votre offre. Vous pouvez ensuite modifier le texte généré à votre guise.
Sans l’IA : rédigez directement dans l’éditeur de texte. Vous pouvez utiliser des variables de personnalisation (voir section 6.2) pour que chaque email soit adapté à son destinataire.
5.4 Exporter une offre en PDF
Depuis la fiche offre, cliquez sur Exporter PDF pour obtenir un document complet de votre offre incluant tous les tons de rédaction. Pratique pour archiver ou partager en interne.
6. Composer un email de prospection
L’envoi individuel complète votre guide prospection email pour les contacts ciblés.
La section Composer vous permet d’envoyer un email personnalisé à un seul prospect — utile pour un premier contact ciblé ou une relance ponctuelle.
6.1 Composer votre email de prospection
Dans Composer :
- Sélectionnez un prospect dans la liste
- Sélectionnez une offre — le template correspondant se charge automatiquement
- Choisissez le type d’email : initial, relance J+X ou relance J+Y
- Choisissez le ton souhaité
- Relisez et modifiez le texte si besoin
- Cliquez sur Envoyer ou programmez l’envoi à une date ultérieure
6.2 Les variables de personnalisation
Les variables sont des balises que ProspectAI remplace automatiquement par les informations réelles du prospect au moment de l’envoi.
| Variable | Remplacée par |
|---|---|
${prenom} | Prénom du prospect |
${nom} | Nom du prospect |
${societe} | Société du prospect |
${ville} | Ville du prospect |
${secteur} | Secteur d’activité |
${produit} | Nom de votre offre |
${tarif} | Tarif de votre offre |
${url} | URL de votre site |
${nom_commercial} | Votre nom commercial |
Exemple : Bonjour ${prenom}, j'ai vu que votre société ${societe} est active dans le secteur ${secteur}...
devient à l’envoi : Bonjour Marie, j'ai vu que votre société Dupont & Associés est active dans le secteur du conseil...
7. Lancer une campagne de prospection email
Les campagnes sont le cœur de votre guide prospection email — elles vous permettent d’envoyer un message à une liste entière de prospects en quelques clics.
Les campagnes vous permettent d’envoyer un même email à une liste de prospects, avec des relances automatiques programmées. C’est la fonctionnalité centrale de ProspectAI.
Rendez-vous dans Campagnes → + Nouvelle campagne.
7.1 Étape 1 — Paramètres généraux
- Nom de la campagne — votre référence interne
- Offre — sélectionnez l’offre commerciale à utiliser (seules les offres complètes à 100% sont disponibles)
- Date de début — quand souhaitez-vous que les premiers emails partent ?
- Délai entre les envois — ProspectAI espace les envois pour ne pas surcharger votre serveur mail et éviter d’être signalé comme spam. Un délai de quelques minutes entre chaque envoi est recommandé.
7.2 Étape 2 — Rédiger l’email
Rédigez ou ajustez l’email qui sera envoyé à tous vos prospects. Vous pouvez :
- Utiliser le template de votre offre comme point de départ
- Générer un nouveau texte avec l’IA
- Rédiger librement dans l’éditeur
Utilisez les variables de personnalisation pour adapter automatiquement chaque email à son destinataire.
Le bouton Envoyer un test vous permet de recevoir un aperçu de l’email sur votre propre adresse avant de lancer la campagne.
Paramétrez les relances automatiques :
- Relance 1 : dans combien de jours après l’email initial ? (ex : J+7)
- Relance 2 : dans combien de jours après l’email initial ? (ex : J+15)
Ces délais sont personnalisables selon votre stratégie commerciale.
7.3 Étape 3 — Sélectionner les prospects
Choisissez les prospects qui recevront cette campagne. Vous pouvez :
- Sélectionner tous les prospects
- Filtrer par secteur d’activité
- Sélectionner manuellement prospect par prospect
⚠️ Les prospects déjà contactés pour cette offre sont automatiquement exclus — ProspectAI évite les doublons d’envoi sans que vous ayez à vous en préoccuper.
Vérifiez le récapitulatif affiché, puis cliquez sur Lancer la campagne.
7.4 Suivre votre campagne de prospection email
Dans Campagnes, chaque campagne affiche en temps réel :
- Envoyés — nombre d’emails partis
- En attente — emails programmés et pas encore envoyés
- Erreurs — emails n’ayant pas pu être envoyés
- Bloqués — prospects ayant demandé à ne plus être contactés
Vous pouvez à tout moment :
- Mettre en pause la campagne et la reprendre plus tard
- Modifier le contenu des emails encore en attente
- Ajouter de nouveaux prospects à une campagne déjà lancée
7.5 Supprimer une campagne
Une campagne supprimée est placée dans la corbeille — elle n’est pas définitivement perdue. Vous pouvez la restaurer depuis la section Corbeille en bas de la page Campagnes.
Envie de lancer votre première campagne ?
Licence à vie · Paiement unique · Mises à jour incluses
Voir les tarifs →8. Les relances automatiques
Les relances sont une étape clé de tout guide prospection email efficace.
Quand vous lancez une campagne avec des relances configurées, ProspectAI programme automatiquement les relances pour chaque prospect. Vous n’avez rien à faire — elles partent seules aux dates prévues.
8.1 Suivre les relances
Dans Relances, vous voyez toutes les relances planifiées avec leur date d’envoi prévue et leur statut :
- Planifiée — sera envoyée automatiquement à la date prévue
- En attente — la date est dépassée, en file d’envoi
- Envoyée — déjà partie
Un badge dans le menu de gauche vous indique combien de relances sont en attente d’envoi.
8.2 Modifier une relance avant envoi
Si vous souhaitez personnaliser une relance avant qu’elle parte, cliquez sur Modifier à côté de la relance concernée. Une fenêtre s’ouvre avec l’objet et le corps de l’email — modifiez-les à votre guise, puis :
- Enregistrer — sauvegarde vos modifications, la relance partira automatiquement à la date prévue
- Envoyer maintenant — envoie la relance immédiatement
8.3 Annulation automatique des relances
Si un prospect répond ou se désinscrit, ses relances sont automatiquement annulées. Vous n’avez pas à les supprimer manuellement.
9. Le tableau de bord — guide prospection email
Le Tableau de bord vous donne une vue d’ensemble de votre activité de prospection dès l’ouverture du logiciel.
Les chiffres clés en haut de page : nombre total de prospects, offres créées, campagnes actives, emails envoyés.
La bande “Aujourd’hui” : ce qui s’est passé dans la journée — envois, ouvertures, clics, réponses positives.
Le bloc “À traiter” : ce qui nécessite votre attention — relances en retard, prospects sans suite depuis longtemps, désabonnements récents.
L’agenda des envois : les 5 prochains emails ou campagnes planifiés, avec leur date.
Les performances par offre : un tableau récapitulatif de vos offres avec le nombre d’emails envoyés, les ouvertures, les clics et le taux de conversion. Vous pouvez filtrer par période (7 jours, 30 jours, 90 jours, tout) et trier les colonnes en cliquant sur leur en-tête.
Le journal d’activité : l’historique des dernières actions effectuées dans le logiciel.
10. Conformité RGPD
La conformité RGPD est un élément indispensable de tout guide prospection email sérieux.
ProspectAI intègre plusieurs mécanismes pour vous aider à prospecter dans le respect de la réglementation sur la protection des données.
10.1 Le lien de désabonnement
Un lien de désabonnement est automatiquement ajouté à chaque email envoyé. Vous n’avez rien à faire — c’est géré par le logiciel.
Lorsqu’un prospect clique sur ce lien, il est immédiatement ajouté à la liste STOP et ne recevra plus aucun email de votre part, ni email initial ni relance.
10.2 La liste STOP
Dans RGPD → Liste STOP, vous visualisez tous les prospects ayant demandé leur désabonnement.
Vous pouvez également ajouter manuellement une adresse email à cette liste — utile si un prospect vous demande par téléphone ou par email de ne plus le contacter.
10.3 La blocklist
La blocklist vous permet de bloquer définitivement une adresse email ou un nom de domaine entier. Aucun email ne sera jamais envoyé vers une adresse figurant dans cette liste, même si elle est présente dans votre base de prospects.
10.4 Le registre des traitements
ProspectAI met à votre disposition un registre des traitements de données conforme aux exigences du RGPD. Il est accessible dans RGPD → Registre et peut être téléchargé en cas de contrôle.
11. Gérer plusieurs structures (multi-entités)
La gestion multi-entités est une fonctionnalité avancée de ce guide prospection email.
Si vous gérez plusieurs sociétés ou activités commerciales distinctes, ProspectAI vous permet de créer une entité par structure. Chaque entité a sa propre base de prospects, ses propres offres et ses propres campagnes — totalement séparées les unes des autres.
11.1 Créer une entité
Dans Configuration → Entités, cliquez sur + Nouvelle entité et donnez-lui un nom.
11.2 Basculer entre les entités
Le nom de l’entité active est affiché en haut du menu de gauche. Cliquez dessus pour choisir une autre entité. Le logiciel charge immédiatement les données correspondantes.
💡 Chaque entité a ses propres paramètres SMTP et sa propre signature. Pensez à les configurer pour chaque entité.
Prêt à prospecter efficacement ?
Tout ce que vous venez de lire est disponible dès aujourd’hui.
Licence à vie · Sans abonnement · Garantie satisfait ou remboursé 30 jours
Télécharger ProspectAI →12. Questions fréquentes — Guide prospection email ProspectAI
Mon email de test ne part pas — que faire ?
Vérifiez d’abord votre configuration SMTP dans Configuration → Compte d’envoi en cliquant sur Tester la connexion. Le message d’erreur affiché vous indique précisément le problème :
- Authentification échouée → vérifiez votre email et mot de passe. Pour Gmail, assurez-vous d’utiliser un mot de passe d’application et non votre mot de passe habituel.
- Connexion impossible → vérifiez que vous avez bien une connexion internet active.
- Timeout → votre fournisseur SMTP est peut-être temporairement indisponible. Réessayez dans quelques minutes.
Un prospect ne reçoit pas mes emails
Plusieurs raisons possibles :
- L’adresse email du prospect est incorrecte — vérifiez dans sa fiche
- L’email est arrivé dans ses spams — invitez-le à vérifier
- Le prospect est dans la liste STOP ou la blocklist — vérifiez dans RGPD
- Une erreur SMTP s’est produite — vérifiez l’historique dans la fiche campagne
Je veux changer d’ordinateur
Vos données sont stockées dans un dossier sur votre ordinateur actuel. Pour les transférer :
- Copiez le dossier
data/situé dans le répertoire d’installation de ProspectAI - Installez ProspectAI sur votre nouvel ordinateur
- Remplacez le dossier
data/du nouvel ordinateur par celui que vous avez copié - Contactez le support pour transférer votre licence sur la nouvelle machine
Windows affiche une alerte de sécurité au lancement
C’est normal pour un logiciel téléchargé depuis internet. Cliquez sur “Informations complémentaires” puis “Exécuter quand même”. Cette alerte n’apparaît qu’au premier lancement.
Si l’alerte persiste, assurez-vous d’avoir bien suivi l’étape de déblocage du ZIP décrite dans le guide d’installation.
Je veux sauvegarder mes données
Vos données sont dans le dossier data/ du répertoire d’installation. Copiez ce dossier régulièrement vers un emplacement sécurisé (clé USB, cloud, disque externe) pour avoir une sauvegarde à jour.
La fenêtre noire qui s’ouvre au démarrage se ferme immédiatement
Cette fenêtre est le moteur du logiciel. Si elle se ferme immédiatement, cela signifie que Python n’est pas correctement installé sur votre machine. Contactez le support — nous vous guiderons pas à pas.
Comment contacter le support ?
Via le formulaire de contact. Décrivez votre problème en précisant à quelle étape vous êtes bloqué et quel message d’erreur s’affiche le cas échéant. Nous répondons sous 24 heures ouvrées.
Notice rédigée par l’équipe Au Coup de Pouce Numérique — au-coup-de-pouce-numerique.fr